Veelgestelde vragen (FAQ) – deelname aan Out of Area projecten
OVERZICHT
B. Betaling
C. Annulering
Contact (Mijn vraag staat er niet bij)
A. Deelname & project
1. Wat houdt een Out of Area project in?
Stichting Out of Area organiseert humanitaire, maatschappelijke en educatieve projecten in regio’s waar extra ondersteuning hard nodig is. De projecten variëren van activiteiten met kinderen/jongeren tot praktische klussen en renovaties, in samenwerking met lokale partners en scholen.
2. Is Out of Area een reisorganisatie?
Nee, Out of Area is een stichting die projecten organiseert; de reis is onderdeel van de projectuitvoering en voorbereiding met scholen en deelnemers.
3. Heeft Out of Area een ANBI status?
Onze stichting beschikt niet over een ANBI‑status, omdat wij bij de uitvoering van onze projecten deelnemende scholen volledig ontzorgen. Dit houdt in dat wij, naast de inhoudelijke en maatschappelijke uitvoering van de projecten, tevens verantwoordelijk zijn voor de volledige praktische en logistieke organisatie van circa veertig projectreizen per jaar.
Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door één betaalde kracht, ondersteund door een vast team van ongeveer vijfentwintig vrijwilligers.
Tot onze werkzaamheden behoren onder meer de inkoop van vliegtickets, het huren van busvervoer, het reserveren van accommodaties, het organiseren van lokaal vervoer en de coördinatie van het volledige reisprogramma.
Binnen het kader van de ANBI‑regelgeving worden deze activiteiten en de daarmee samenhangende kosten aangemerkt als overhead en als dienstverlening van organisatorische aard.
Daardoor wordt niet voldaan aan de voorwaarden die gelden voor een ANBI‑instelling, waarbij is vereist dat de besteding van middelen hoofdzakelijk en rechtstreeks ten goede komt aan het algemeen nut.
Alle sponsorgelden die door onze deelnemers worden ingezameld, komen volledig en rechtstreeks ten goede aan het algemeen nut, namelijk aan de projectlocaties waar de studentengroepen hun werkzaamheden uitvoeren.
Dus hoewel de stichting opereert zonder winstoogmerk, een duidelijke maatschappelijke doelstelling heeft en werkt met vrijwilligersprojecten, leidt de combinatie van inhoudelijke en reisorganisatorische activiteiten ertoe dat de stichting helaas niet in aanmerking komt voor een ANBI‑status, hetgeen wij betreuren.
4. Waar kan ik informatie over het project vinden?
Projectinformatie wordt gedeeld via jullie school/opleiding en online via de projectpagina's die per school beschikbaar zijn.
4. Wie begeleidt het project?
Er is per project een (project)begeleidingsteam. Op de projectpagina vind je meestal wie het aanspreekpunt is en welke contactnummers gelden.
5. Wat als ik nog vragen heb over inhoud of planning van het project?
Veel praktische vragen worden gepubliceerd op jullie projectpagina. Als je vraag daar niet tussen staat, kun je mailen (zie “Contact” onderaan).
B. Betalingen
1. Waar kan ik mijn bijdrage op storten?
In meerdere projecten wordt het volgende rekeningnummer gebruikt: NL48 RABO 0132 7822 00 t.n.v. Stichting Out of Area, met vermelding van projectnummer + jouw naam (en soms “ANN” bij annulering). Het projectnummer staat vermeld voor de naam van de deelnemende school op de projectpagina's.
2. Wat moet ik bij de betaling vermelden?
Vermeld altijd: projectnummer + je naam (en bij annulering: “ANN + naam”, als dat zo is afgesproken).
3. Kan ik in termijnen betalen?
Bij alle projecten wordt gewerkt met betaling in delen, 50% bij inschrijving en 50% uiterlijk een 7 dagen voor vertrek.
Ga je met de bus is het deelnemersbedrag € 575,00, ga je met het vliegtuig is dat € 650,00.
Zijn er afwijkende afspraken gemaakt, horen daar natuurlijk ook aangepaste deelnemersbijdragen bij, Vraag aan je docent wat betrekking heeft op jou. Wil je in meer dat 2 termijnen betalen of op andere tijdstippen, kun je daar afspraken over maken via info@outofarea.nl.
4. Wat gebeurt er als ik niet op tijd betaal?
Als er geen betaling én geen annulering is doorgegeven, wordt er uitgegaan van deelname, mede omdat er reserveringen op naam zijn gemaakt.
5. Is er een annuleringsverzekering inbegrepen?
Wij sluiten voor alle deelnemers een ongevallenverzekering af, maar geen annuleringsverzekering.
Desgewenst zijn deelnemers daar zelf voor verantwoordelijk.
C. Annuleren / niet meer mee kunnen
1. Wat als ik niet meer mee kan?
Als je bent ingeschreven en niet meer mee kunt, moeten we helaas annuleringskosten rekenen omdat na inschrijving reserveringen worden gemaakt (tickets, vervoer, hotel, verzekering, etc.).
2. Wat zijn de annuleringsvoorwaarden?
-
Vanaf inschrijving tot 28 dagen voor vertrek: 50% van de totale kosten
-
Tussen 28 en 7 dagen voor vertrek: 75% van de totale kosten
-
Binnen 7 dagen voor vertrek / no‑show: 100% van de totale kosten
3. Hoe moet ik officieel annuleren?
Annulering kan alleen door een e-mail naar Stichting Out of Area, waarbij de ontvangstdatum als annuleringsdatum geldt.
4. Krijg ik geld terug als ik annuleer?
Dat hangt af van het moment van annuleren en de gemaakte kosten. In mails wordt uitgelegd dat annulering kosten met zich meebrengt vanwege reserveringen op naam.
5. Kan iemand anders mijn plek overnemen?
Dit kan soms, bijvoorbeels als je iemand anders gevonden hebt die jouw plek kan invullen en een naamswijziging ook mogelijk is bij de vliegmaatschapij,
6. Kan ik annuleringskosten terugvragen bij een verzekering?
In meerdere mails wordt benoemd dat als je een annuleringsverzekering hebt, je mogelijk de annuleringskosten kunt indienen bij je verzekeraar (vaak met annuleringsfactuur/bewijs).
7. Waar vind ik de algemene voorwaarden?
De algemene voorwaarden zijn te vinden in het menu onder aan de website pagina.
D. Reisdocumenten (paspoort/ID)
1. Ben ik zelf verantwoordelijk voor geldige reisdocumenten?
Ja. Deelnemers (en bij minderjarigen: ouders/verzorgers) zijn zelf verantwoordelijk zijn voor geldige reisdocumenten.
2. Kan ik met een ID kaart reizen of heb ik een paspoort nodig?
Voor rechtstreekse vluchten geldt;
-
ID kaart of Paspoort: Bosnië & Herzegovina, Noord-Macedonië, Kosovo, Georgië
-
Paspoort: Nepal , Dominicaanse Republiek
3. Hoe lang moet mijn paspoort/ID geldig zijn?
-
Ga je naar Bosnië & Herzegovina, Noord-Macedonië of Kosovo moet een reisdocument nog minimaal 3 maanden geldig moet zijn vanaf de dag van je terugreis,
-
Ga je naar Georgië moet je paspoort nog minstens 6 maanden geldig zijn bij binnenkomst,
-
Ga je naar de Dominicaanse republiek moet je paspoort nog minimaal 6 maanden geldig bij aankomst.
4. Wat als mijn reisdocument niet in orde is en ik daardoor niet kan vertrekken?
Gemaakte kosten zoals tickets/vervoer/verzekering zijn dan niet terug te vorderen wanneer een deelnemer niet kan meereizen.
E. Bagage (handbagage/cabine/ruim)
1. Hoeveel handbagage mag ik meenemen (Transavia)?
Dat is afhankelijk van de maatschappij en de tickets die geboekt zijn. Alle informatie hierover vind je op jullie projectpagina!
2. Wat als mijn bagage te groot of te zwaar is?
Blijkt je bagage te groot of te zwaar dan aangegeven staat op jouw vluchtinformatie moeten de kosten voor het wijziging van de bagage ter plaatse zelf betaald worden.
F. Praktische voorbereiding
1. Is er een paklijst?
Er is geen standaard paklijst beschikbaar. Praktische tip (algemeen): neem in elk geval mee: geldige reisdocumenten, medicatie, stevige schoenen en kleding passend bij werkzaamheden/weer. Het dragen van laagjeskleding is aangeraden. Hemd, T-shirt, trui, Jas.
2. Wat als er iets gebeurt tijdens het project (nood / incident)?
Mocht er tijdens de reis iets gebeuren, dan schakelen we direct het noodnummer van onze verzekering in. Zij staan 24/7 klaar om te adviseren, te begeleiden en de juiste stappen aan te reiken. Onze projectleiders zijn bovendien getraind in het handelen bij calamiteiten en weten precies welke procedures gevolgd moeten worden.
G. Contact (als je vraag er echt niet tussen staat)
Mail dan naar info@outofarea.nl en vermeld je naam + school/opleiding + projectnummer (indien bekend).Er zijn momenten tijdens de reis waarop we minder goed bereikbaar zijn, omdat we dan met het hele team actief aan het werk zijn. We vragen jullie begrip als het daardoor soms wat langer duurt dan jullie gewend zijn voordat je een reactie ontvangt.